Kiedy firma potrzebuje numeru EORI i co zmienia on w odprawie

Pierwsza dostawa towarów z Chin utknęła na lotnisku we Wrocławiu mimo kompletnych faktur, listów przewozowych i certyfikatów pochodzenia. Przesyłka czekała na odprawę, a spedytor nie mógł złożyć deklaracji, ponieważ firma nie posiadała numeru EORI. Podobny problem pojawia się przy próbach eksportu do Wielkiej Brytanii. Dokumenty mogą być gotowe, lecz system nie zaakceptuje zgłoszenia bez unijnego identyfikatora przedsiębiorcy.

Czym jest numer EORI i które podmioty go wymagają

Numer EORI to unikalny identyfikator nadawany podmiotom gospodarczym w Unii Europejskiej wyłącznie do celów celnych. Służy on szybkiej identyfikacji przedsiębiorcy w kontaktach z administracją skarbowo-celną na terenie całej Wspólnoty. Identyfikator ten jest niezbędny przy imporcie, eksporcie i procedurach tranzytowych. Budowa samego numeru opiera się na kodzie kraju i krajowym numerze podatkowym, co w Polsce daje układ liter PL oraz cyfr z numeru NIP z dodatkiem pięciu zer. Dokument ten nie zastępuje klasycznego NIP ani numeru VAT-UE, ponieważ nie służy do rozliczeń księgowych. Systemy administracyjne wykorzystują ten ciąg znaków wyłącznie po to, aby błyskawicznie połączyć konkretną firmę z jej historią operacji, posiadanymi uprawnieniami oraz wymaganą dokumentacją.

Obowiązek rejestracji spoczywa na importerach sprowadzających towary spoza UE oraz eksporterach wysyłających ładunki poza unijny obszar celny. Dotyczy to również podmiotów składających zgłoszenia bezpośrednio lub przez profesjonalnego przedstawiciela. Spedytorzy i przewoźnicy także posługują się tym ciągiem znaków podczas wykonywania codziennych obowiązków związanych z transportem. Przedsiębiorcy mogą zlecić formalności ekspertom zewnętrznym, lecz ich własne dane identyfikacyjne muszą bezwzględnie widnieć w dokumentacji celnej. Osoby prywatne przy okazjonalnych zakupach na użytek własny zazwyczaj nie podlegają temu obowiązkowi. Podobnie wygląda sytuacja przedsiębiorstw prowadzących wyłącznie wewnątrzwspólnotową dostawę lub nabycie towarów. Brak konieczności przekraczania zewnętrznej granicy Unii Europejskiej zwalnia z wymogu posiadania dodatkowego identyfikatora.

Jak przebiega proces rejestracji i weryfikacji danych

Rejestracja odbywa się co do zasady przez platformę PUESC, a w sytuacji awaryjnej wniosek można złożyć także papierowo. Formularz oznaczony symbolem WRP0001 wymaga podania podstawowych informacji o prowadzonej działalności. Należy przygotować nazwę, NIP, numer VAT UE, adres siedziby, formę prawną oraz aktualne dane kontaktowe. Organ weryfikuje poprawność i kompletność przesłanych informacji, a sam proces analizy może potrwać kilka dni. Wniosek zawsze trafia do Dyrektora Izby Administracji Skarbowej w Poznaniu, niezależnie od tego, w jakim województwie znajduje się główna siedziba przedsiębiorstwa. Taka centralizacja ułatwia utrzymanie porządku w krajowym rejestrze podmiotów.

Wniosek najlepiej złożyć przed planowaną operacją celną, ponieważ brak identyfikatora blokuje zgłoszenia w systemach AIS/IMPORT PLUS, AES/ECS2 PLUS i NCTS2 PLUS. Próba wysłania komunikatu przez spedytora zakończy się odrzuceniem ze strony administracji skarbowej. Odkładanie formalności na ostatnią chwilę grozi poważnymi opóźnieniami w dostawie, dodatkowymi kosztami magazynowania na terminalu lub koniecznością cofnięcia towaru do nadawcy. Przy pierwszych zgłoszeniach na lotnisku Strachowice lokalni importerzy chętnie korzystają ze wsparcia agencji celnej we Wrocławiu. Zewnętrzny partner ułatwia poprawne przygotowanie pełnej dokumentacji handlowej oraz sprawną koordynację działań bezpośrednio z miejscowym oddziałem urzędu.

Przedsiębiorstwo Mager, działające w branży od 2004 roku, świadczy kompleksową obsługę logistyczną w rejonie portu lotniczego Wrocław-Strachowice. Firma na co dzień zajmuje się odprawami importowymi i eksportowymi, reprezentuje klientów przed administracją celną oraz zapewnia bezpieczne magazynowanie towarów. W ofercie znajduje się również legalizacja świadectw pochodzenia oraz obsługa ładunków typu cargo. Posiadany przez agencję certyfikat AEO stanowi oficjalne potwierdzenie rzetelności finansowej oraz zachowania rygorystycznych norm bezpieczeństwa w całym łańcuchu dostaw.

Sam identyfikator to zaledwie początek drogi do płynnej wymiany handlowej z krajami trzecimi. Rejestracja w systemie stanowi podstawowy warunek wejścia firmy w uporządkowany obrót międzynarodowy. Spełnienie tego wymogu z odpowiednim wyprzedzeniem gwarantuje bezproblemowe przeprowadzanie odpraw i pozwala uniknąć nerwowych przestojów na terminalach. Uporządkowane kwestie formalne sprawiają, że cały łańcuch logistyczny działa bez zakłóceń. Prawidłowo przygotowane przedsiębiorstwo może skupić się na rozwoju własnego biznesu, zamiast tracić cenny czas na odblokowywanie wstrzymanych ładunków.